Seit über 120 Jahren steht ZAHORANSKY für Präzision, Qualität und Innovationskraft im Maschinen- und Anlagenbau. Vom Schwarzwald aus beliefert das Familienunternehmen Kunden weltweit – von führenden Zahnbürstenherstellern bis hin zu Partnern in der Medizintechnik. Doch auch ein traditionsreiches Unternehmen wie ZAHORANSKY steht heute vor neuen Herausforderungen: steigende Marktvolatilität, fragile Lieferketten und begrenzte Ressourcen machen deutlich, dass die Digitalisierung im Einkauf im Mittelstand längst kein Zukunftsthema mehr ist.
Wie gelingt es, den Einkauf von einem operativen Bestellwesen zu einem strategischen Werttreiber weiterzuentwickeln und dabei digitale Technologien sinnvoll einzusetzen? Im Interview spricht Marcel Daniel, Leiter Einkauf bei ZAHORANSKY , mit Nicolas Neubauer, Co-Founder & Managing Director von ivoflow, über den Wandel zum strategischen Einkauf, die Rolle von KI im Einkauf und über pragmatische Wege, wie Digitalisierung im mittelständischen Einkauf erfolgreich umgesetzt werden kann.
Strategischer Einkauf im Mittelstand: Ausgangslage und Herausforderungen Nicolas Neubauer, Co-Founder & Managing Director ivoflow: einschlägigen Einkaufsveranstaltungen und tauschen uns dort oft zum Thema strategischer Einkauf im Mittelstand und Digitalisierung im Einkauf aus. Vielen Dank, dass du dir die Zeit nimmst, heute noch mal ein wenig tiefer in das Thema einzusteigen. Stell dich und Zahoransky doch gerne mal kurz vor.
Marcel Daniel:
Mein Name ist Marcel Daniel, ich bin seit knapp 20 Jahren im Einkauf tätig – in unterschiedlichen Unternehmen und Branchen. ZAHORANSKY ist im reinen Maschinenbau unterwegs und Marktführer im Bereich Zahnbürstenmaschinen. Unsere Kunden sind zum Beispiel Dr. Best und andere namhafte Hersteller. Dementsprechend ist unser Bedarf sehr vielfältig, was die Produkte und Lieferanten betrifft, die in so eine Maschine hineinfließen.
Mein Fokus liegt auf zwei Schwerpunkten: Digitalisierung im Einkauf und strategische Ausrichtung des Einkaufs. Digitalisierung ist für mich nicht nur ein Effizienzthema, sondern auch eine Frage der Kapazität – also: Wie schaffe ich es überhaupt, strategisch im Mittelstand zu arbeiten, wenn ich operativ stark eingebunden bin?
Operativer Alltag versus strategischer Anspruch im Einkauf Nicolas Neubauer:
Marcel Daniel: Ich spreche hier aus Sicht des Mittelstands, denn da schlägt mein Herz für: Nach wie vor ist es so, dass rund 80 % des Tagesgeschäfts operativ geprägt sind: Bestellungen schreiben, Rahmenverträge aufsetzen usw. Strategische Aufgaben wie Risikomanagement im Einkauf, Compliance oder Warengruppenstrategien kommen dabei oft zu kurz. Diese Themen landen meist in den „20 % am Abend“, wenn niemand mehr im Büro ist.
Warengruppenmanagement als zentraler Hebel für Wertschöpfung Nicolas Neubauer:
Marcel Daniel:
Ich sehe den Einkauf hier als Moderator: Wir bringen Zahlen, Daten, Fakten ein – z. B. welche Lieferanten wir haben, welche Volumina, welche Produkte betroffen sind – und diskutieren dann gemeinsam, ob wir bündeln oder diversifizieren sollten.
Was oft zu kurz kommt, ist die Lieferantenanalyse im Einkauf: Wie sind sie aufgestellt? Wie viele Mitarbeitende, welche finanzielle Situation, welche Zukunftsfähigkeit? Solche Themen gehören zwingend dazu.
Kosteneinsparungen, Versorgungssicherheit und neue KPIs NicolasNeubauer: Cost Savings im Einkauf heute noch präsent? Und nutzt ihr bereits digitale Tools, um dabei zu unterstützen?
Marcel Daniel:
Konkret planen wir:
KI-Agenten im Einkauf zur Unterstützung operativer Tätigkeiten wie Rechnungsprüfung oder Auftragsbestätigungen. Spend-Analyse-Tools im Einkauf für Transparenz über Volumina und Einsparpotenziale. KI-gestützte Preis- und Risikomanagementsysteme, die Abweichungen und Trends automatisch erkennen. Ziel ist: Operative Arbeit so weit wie möglich automatisieren, um Freiraum für strategische Aufgaben zu schaffen
Digitale Tools im Einkauf: Auswahl und Entscheidungsfindung Nicolas Neubauer:
Marcel Daniel:
Pragmatismus statt PowerPoint: Erfolgsfaktoren bei der Tool-Auswahl Nicolas Neubauer:
Marcel Daniel:
Eine „Green Flag“ ist für mich geringe IT-Abhängigkeit. Je weniger komplizierte Schnittstellen und lange IT-Prozesse nötig sind, desto besser. Denn gerade im Mittelstand stehen Einkaufsabteilungen in der IT-Priorisierung oft hinten. Tools sollten also möglichst leicht integrierbar sein und flexibel Daten austauschen können.
Datenqualität im Einkauf: Perfektion als Fortschrittsbremse? Nicolas Neubauer:
Marcel Daniel:
Natürlich müssen Daten gepflegt werden, aber Tools können dabei helfen. Jeder strategische Einkäufer ist bei uns angehalten, Preislisten, Ursprungsländer, Warentarifnummern etc. aktuell zu halten. Das gehört zum Daily Business – aber Perfektion darf kein Startkriterium sein.
Fazit: Erfolgsfaktoren für die Digitalisierung im Einkauf NicolasNeubauer:
Marcel Daniel:
Dann: IT frühzeitig einbinden, Vision erklären, im Dialog bleiben. Und: Stakeholder-Management nicht vergessen – Unterstützer im Unternehmen suchen, um Rückhalt zu bekommen. Und ganz wichtig: Nicht ewig nach der perfekten Lösung suchen. Zwei, drei Tools vergleichen, das Beste auswählen – und starten. Vielleicht ist es nicht das ideale System, aber man lernt dabei und kann später nachsteuern. Wer zu lange wartet, verliert Anschluss an den Markt.
Über das Interview: Dieses Interview zeigt, wie strategischer Einkauf im Mittelstand durch Digitalisierung, Automatisierung und den gezielten Einsatz von KI im Einkauf praxisnah umgesetzt werden kann – ohne theoretische Überfrachtung, sondern mit klarem Fokus auf Mehrwert und Umsetzbarkeit.
