Datenintegration im Einkauf bezeichnet den Prozess, bei dem Daten aus verschiedenen internen Quellen – etwa ERP-, SRM- oder S2P-Systemen – zusammengeführt, bereinigt und vereinheitlicht werden. Da Unternehmensdaten häufig dezentral über mehrere Systeme verteilt sind, entsteht eine komplexe IT-Landschaft mit Systembrüchen. Es fehlt an einer Single Source of Truth: einer zentralen Wahrheitsquelle, die alle Daten zentralisiert und als führendes System fungiert.

Datenanreicherung im Einkauf bedeutet, ein als Single Source of Truth definiertes System über Schnittstellen mit zusätzlichen externen Informationen zu ergänzen. Ziel ist eine konsistente, vollständige und kontextreiche Datenbasis, die bessere Analysen, fundierte Entscheidungen und effizientere Geschäftsprozesse ermöglicht. Typische externe Daten sind Marktinformationen, Materialpreise, Zölle, Wechselkurse oder Logistikdaten.

Die Datenintegration von ERP-Daten wie SAP im strategischen Einkauf verbindet verschiedene SAP-Module – etwa Materialwirtschaft (MM), Supplier Relationship Management (SRM) und Business Warehouse (BW) – mit anderen im Einkauf genutzten Systemen. Als eines der weltweit führenden ERP-Systeme wird SAP von vielen Unternehmen für ihre Geschäftsprozesse, einschließlich des Einkaufs, eingesetzt. Die Integration sorgt für einen nahtlosen Informationsfluss zwischen den Modulen und ermöglicht es, den gesamten Einkaufsprozess – von der Bedarfsplanung über die Lieferantenbewertung bis zur Rechnungsabwicklung – durchgängig zu verwalten und zu steuern. So lassen sich Einkaufsdaten effizient sammeln, analysieren und für strategische Entscheidungen sowie Wertschöpfungspotenziale nutzen. ivoflow importiert automatisch vorhandene interne Transaktions- und ERP-Stammdaten – etwa Lieferanten-, Teilestammdaten und Bestelldaten – aus bestehenden Systemen, bereinigt sie und speichert sie zentral.

Datenintegration ist wichtig, damit interne Unternehmensdaten und externe Marktdaten nicht isoliert betrachtet, sondern systematisch zusammengeführt und analysiert werden. Nur so lassen sich Trends frühzeitig erkennen, Risiken minimieren und fundierte Entscheidungen treffen. In vielen Unternehmen liegen interne und externe Daten getrennt und ungenutzt vor. Interne Daten stammen meist aus ERP-Systemen wie SAP, etwa aus Aufträgen, Rahmenverträgen und Wareneingängen – dazu zählen Warengruppen- und Spend-Analysen, historische Preis- und Mengenentwicklungen, Lieferantenabhängigkeiten und Prozesskennzahlen. Externe Daten umfassen zum Beispiel Material- und Energiekosten von Plattformen wie Matflix oder Wechselkursdaten von XE. Die Kombination beider Datenwelten ergibt ein vollständiges Bild der Einkaufssituation, verbessert die Verhandlungsposition und unterstützt die strategische Planung. Dabei gilt es: alle relevanten Systeme (ERP, SRM, Datenbanken) zentral zusammenzuführen Dateninseln zu vermeiden und Dubletten zu bereinigen standardisierte Formate einzuführen über zentrale Daten-Hubs unternehmensübergreifende Analysen zu ermöglichen die Datenqualität kontinuierlich zu sichern, etwa durch automatisierte Validierung, Bereinigung und Harmonisierung – so werden Fehlerquellen wie falsche Maßeinheiten, unvollständige Einträge oder doppelte Lieferantenstammsätze vermieden Hohe Datenqualität ist die Grundlage für zuverlässige Analysen und KI-Anwendungen im Einkauf.

In ivoflow lassen sich Daten aus verschiedenen Systemtypen integrieren. Aus SRM-Systemen (Supplier Relationship Management) können Stammdaten und Interaktionen mit Lieferanten übernommen werden, um ein vollständiges Lieferantenprofil zu erhalten. Im Bereich Sourcing/S2C (Source-to-Contract) lassen sich Daten zu Ausschreibungen, Vertragsmanagement und Lieferantenauswahl integrieren, um strategische Beschaffungsentscheidungen zu unterstützen und Preisvergleiche zu automatisieren. Aus P2P-Systemen (Procure-to-Pay) können Transaktionsdaten wie Bestellungen, Rechnungen und Zahlungen übernommen werden, um den gesamten Einkaufsprozess transparent abzubilden. Hinzu kommen Informationen aus dem Risiko-Management, etwa zur finanziellen Stabilität oder Lieferzuverlässigkeit von Lieferanten, sowie Daten aus dem ESG-/Nachhaltigkeitsmanagement, die nachhaltige Beschaffungsentscheidungen fördern.

Im Rahmen der Datenanreicherung lassen sich unter anderem Rohstoff- und Materialpreise integrieren, etwa für Metalle wie Aluminium, Kupfer und Stahl anhand von Benchmarks wie LME und SHFE, für Kunststoffe wie Polyethylen und Polypropylen anhand von Indizes wie Tecnon und Platts, für Gummi und Elastomere über Referenzen wie Rubber Board Price und SICOM Natural Rubber sowie für Chemikalien über die ICIS Chemical Price Indices. Ergänzend lassen sich Wechselkurse wie EUR/USD oder USD/CNY einbinden, die für Import-/Export-Kalkulationen relevant sind, ebenso länder- und produktbezogene Zölle und Handelsabgaben sowie Transport- und Energiekosten, etwa für Elektrizität, Öl und Gas. Der Mehrwert liegt in fundierten Analysen der Kostenentwicklung, der Früherkennung von Preisschwankungen und Lieferkettenrisiken, optimierten Verhandlungen und Benchmarking sowie in der Unterstützung strategischer Einkaufsentscheidungen und Forecasts. Externe Marktdaten können automatisch oder manuell Produktkategorien oder Teilen zugewiesen werden. Fehlen wichtige Angaben wie HS-Codes, werden branchentypische Standardwerte genutzt.

Im Rahmen der Datenintegration werden typischerweise Lieferantenstammdaten mit Informationen über Lieferanten sowie Teile- bzw. Artikelstammdaten zu Produktteilen, Komponenten und Waren eingespeist. Hinzu kommt die Warengruppenstruktur mit Warengruppen, Unterkategorien, Teilfamilien und Kategoriencodes. Optional lassen sich zudem Zielpreise, Schattenkalkulationen und interne Kalkulationsdaten pro Lieferant oder Warengruppe importieren, etwa interne Zielpreisvorgaben.