Die Herstellkosten von Serienteilen verändern sich laufend. Die Einkaufspreise bleiben dagegen oft über Jahre unverändert oder steigen sogar. Wer Bestelldaten regelmäßig mit Rohstoffpreisen, Wechselkursen, Frachtkosten und Zöllen abgleicht, kann erkennen, wann der gezahlte Preis nicht mehr zur tatsächlichen Kostenentwicklung passt. Genau daraus lassen sich belastbare Argumente für die nächste Preisverhandlung ableiten. KI kann dabei helfen, große Datenmengen schneller auszuwerten und konkrete Handlungsempfehlungen abzuleiten. Die Verhandlung selbst bleibt aber Aufgabe des Einkäufers.
Warum passen Einkaufspreise oft nicht mehr zur Kostenentwicklung? Serienteile werden meist über einen längeren Zeitraum beim gleichen Lieferanten eingekauft, häufig auf Basis von Verträgen mit einer Laufzeit von mehreren Jahren. In dieser Zeit verändern sich die Kosten des Lieferanten laufend: Rohstoffpreise, Energie, Löhne und Wechselkurse bewegen sich ständig. Der vereinbarte Einkaufspreis passt sich daran jedoch nur selten automatisch an. Gerade wenn die Kosten auf Lieferantenseite sinken, bleibt das im Einkauf deshalb häufig lange unbemerkt.
Wie viele verschiedene Kostentreiber in einem einzigen Bauteil zusammenkommen können, zeigt das Beispiel eines Scheibenwischers. Gummi, Stahl, Kupfer, Kunststoffe und Zink haben jeweils eigene Märkte und Preisentwicklungen. Bei einem Fahrzeug mit mehr als 10.000 aktiven Teilen entsteht so schnell ein komplexes Geflecht aus unterschiedlichen Kostenfaktoren, das sich manuell kaum kontinuierlich beobachten lässt.
Dazu kommt die Arbeitslast im Einkauf. Ein strategischer Einkäufer betreut häufig rund 200 Lieferanten und mehrere tausend Materialien. Im Tagesgeschäft fehlt schlicht die Zeit, jedes einzelne Teil regelmäßig mit der aktuellen Marktentwicklung abzugleichen. Gerade bei großen Stückzahlen können sich kleine Preisabweichungen jedoch schnell summieren. Schon wenige Cent pro Teil können bei Hunderttausenden oder Millionen Stück einen Betrag ausmachen, der sich spürbar auf die Marge auswirkt.
Wie lässt sich eine Preisverhandlung datenbasiert vorbereiten? Eine gute Vorbereitung beginnt damit, die eigenen Bestelldaten mit den Faktoren abzugleichen, die den Preis eines Materials tatsächlich beeinflussen. Dazu gehören neben den ERP-Daten externe Marktdaten wie Rohstoffindizes, Energiepreise, Löhne, Frachtkosten, Zölle und Wechselkurse. Werden diese Informationen zusammengeführt, lässt sich für jedes Material nachvollziehen, wie sich der Einkaufspreis im Verhältnis zu den zugrunde liegenden Kosten entwickelt hat. Genau diese Differenz liefert die Grundlage für das Gespräch mit dem Lieferanten.
In der Praxis lässt sich die Analyse in vier Schritte unterteilen:
Bestelldaten zusammenführen. Viele Industrieunternehmen arbeiten weltweit mit mehreren ERP-Systemen. Für eine belastbare Analyse müssen die relevanten Bestelldaten zunächst an einem Ort zusammengeführt werden – inklusive Mengen, Werken, Zahlungsbedingungen, Incoterms und Zolltarifnummern.Relevante Kostentreiber bestimmen. Für jedes Material wird festgelegt, welche Faktoren den Preis maßgeblich beeinflussen. Bei einem Bauteil können beispielsweise 50 % der Kosten auf Stahl und 10 % auf Energie entfallen. Die entsprechenden Kostenanteile werden mit den passenden Indizes und Wechselkursen verknüpft.Preisabweichungen ermitteln. Anschließend wird der tatsächlich gezahlte Preis mit der Entwicklung der zugrunde liegenden Kosten verglichen. So wird sichtbar, bei welchen Materialien sich der Einkaufspreis stärker verändert hat als die Kostenbasis.Verhandlungspotenzial priorisieren. Nicht jede Abweichung ist automatisch ein guter Verhandlungsansatz. Entscheidend ist, bei welchen Materialien und Lieferanten sich ein Gespräch aufgrund von Abweichung, Einkaufsvolumen und weiteren Faktoren besonders lohnt.Ivoflow setzt dafür zehn analytische Verfahren ein, die jeweils eine andere Art von Einsparpotenzial aufdecken. Die folgenden Abschnitte zeigen einige davon an Rechenbeispielen.
Wie helfen Materialpreisindizes bei der Preisverhandlung? Materialpreisindizeszeigen, wie sich die Preise wichtiger Rohstoffe im Zeitverlauf entwickeln.Werden diese Entwicklungen mit den eigenen Einkaufspreisen verglichen, lässtsich erkennen, ob Preisveränderungen beim Lieferanten tatsächlich durchgestiegene Kosten begründet sind. Wenn der Einkaufspreis steigt, obwohl derzugrunde liegende Rohstoffindex fällt, entsteht daraus ein konkreter undnachvollziehbarer Ansatz für die nächste Preisverhandlung.
Wie das in derPraxis aussehen kann, zeigt das folgendes fiktive Rechenbeispiel. Betrachtetwird ein Edelstahlteil, das von zwei Lieferanten bezogen wird. Stahl macht 50 %der Kosten aus, weitere 10 % entfallen auf Energie. Seit Beginn der Beschaffungliegt der Stahlindex unter seinem ursprünglichen Ausgangsniveau. DerBestellpreis ist im gleichen Zeitraum dagegen Schritt für Schritt gestiegen.
| Preisstand | Bestellpreis pro Stück |
|------------------------------------|------------------------|
| 2024 | 10,29 € |
| Erste Preiserhöhung | 10,61 € |
| Zweite Preiserhöhung | 10,87 € |
| Aktuell | 11,24 € |
| Rohstoffbasierter Preis im Vorjahr | 10,19 € |
Schreibt man den Rohstoffanteil auf Basis der Indexentwicklung fort, ergibt sich für das vergangene Jahr ein Preis von rund 10,19 €. Tatsächlich lag der gezahlte Preis damit im Durchschnitt rund 10 % darüber. Bei 53.000 gelieferten Stück ergibt sich daraus eine Differenz von rund 40.000 € – allein für den Rohstoffanteil und bei nur einem einzigen Teil.
Das Market Intelligence Tool verfolgt die Entwicklung von Rohstoff-, Energie- und Arbeitskosten, die den eingekauften Produkten und Warengruppen zugeordnet sind. Durch die kontinuierliche Beobachtung dieser Kostentreiber erkennt es potenzielle Einsparmöglichkeiten und zeigt auf, wo Lieferantenpreise möglicherweise nicht mehr die aktuellen Marktbedingungen widerspiegeln.
Wie wirken sich Währungseffekte auf Einkaufspreise aus? Bei internationalen Lieferanten können Wechselkurse einen erheblichen Einfluss auf die tatsächlichen Kosten haben. Wird ein Lieferant beispielsweise in Euro bezahlt, seine Kosten entstehen aber überwiegend in einer anderen Währung, verändert sich seine Kostenbasis mit dem Wechselkurs. Verliert die Landeswährung gegenüber dem Euro an Wert, sinken die Kosten des Lieferanten in Euro gerechnet, auch wenn sich an seiner Produktion selbst nichts verändert hat. Bleibt der Einkaufspreis gleichzeitig unverändert, entsteht eine Differenz, die sich in der nächsten Preisverhandlung genauer betrachten lässt.
Das zeigt auch folgendes Beispiel: Einer der beiden Edelstahl-Lieferanten sitzt in China. Seit Beginn der Beschaffung im Jahr 2022 hat der Renminbi gegenüber dem Euro an Wert verloren. Ivoflow berechnet den daraus entstehenden Währungseffekt für jede Lieferung und macht sichtbar, welcher Teil der Preisentwicklung allein auf den Wechselkurs zurückzuführen ist. Dafür stehen 29.000 Währungspaare mit tagesaktuellen Wechselkursen zur Verfügung.
Die Währungsanalyse in Ivoflow verfolgt, wie sich die Währung eines Lieferanten gegenüber der eigenen Einkaufswährung seit Beginn der Beschaffung entwickelt hat. Für jede Lieferung berechnet sie, welcher Teil des Preises sich allein durch den Wechselkurs erklären lässt. So wird sichtbar, wo Lieferanten von Währungsvorteilen profitieren, die sich im Einkaufspreis nicht widerspiegeln.
Was zeigt ein Landed-Cost-Vergleich? Ein Landed-Cost-Vergleich betrachtet nicht nur den Preis ab Werk, sondern die tatsächlichen Kosten bis zum eigenen Werk. Dazu gehören unter anderem Fracht und Zölle. Erst wenn diese Kosten berücksichtigt sind, lassen sich Angebote von Lieferanten aus unterschiedlichen Ländern sinnvoll miteinander vergleichen. Dabei kann sich ein Angebot, das auf den ersten Blick teurer erscheint, am Ende als günstiger herausstellen – oder umgekehrt.
Im Rechenbeispiel kommt das Teil von einem Lieferanten aus Porto Alegre in Brasilien und kostet auf Landed-Cost-Basis 12,91 €. Bei einem alternativen Lieferanten in China lägen die Gesamtkosten dagegen bei 11,07 €. Der Vergleich zeigt damit ein konkretes Einsparpotenzial, wenn die Beschaffung auf den alternativen Standort verlagert werden könnte.
Ein ähnlicher Ansatz gilt für Local Sourcing. Im Beispiel-Unternehmen kommt eine Lieferung aus Peking, während das empfangende Werk im Süden Chinas liegt. Da Ivoflow beide Standorte kennt, lässt sich berechnen, welches Potenzial eine Beschaffung bei einem näher gelegenen Lieferanten bieten könnte. In diesem Fall sind es rund 70.000 €.
Damit ist die Entscheidung natürlich noch nicht getroffen. Ob es in der Region geeignete Lieferanten gibt, welche Qualität und Kapazitäten sie bieten und ob sich ein Wechsel tatsächlich lohnt, muss der strategische Einkauf prüfen. Die Analyse liefert dafür jedoch eine konkrete Zahl und zeigt, wo sich eine nähere Betrachtung überhaupt lohnt.
Wo weitere Einsparpotenziale im Einkauf verborgen Neben Rohstoffpreisen, Wechselkursen und Landed Cost gibt es weitere Potenziale, die sich erst zeigen, wenn man die eigenen Einkaufsdaten über verschiedene Werke und Materialien hinweg betrachtet. Ein typisches Beispiel sind unterschiedliche Preise für dasselbe Teil. Ein Lieferant beliefert mehrere Werke mit identischen Materialien, führt sie dort jedoch unter unterschiedlichen Materialnummern und berechnet dafür verschiedene Preise.
Solche Unterschiede müssen nicht bewusst entstanden sein. Häufig haben einzelne Werke zu unterschiedlichen Zeitpunkten verhandelt oder die Stammdaten wurden nie über alle Standorte hinweg zusammengeführt. Ivoflow kann solche Preisunterschiede anhand der Lieferanten-Materialnummer erkennen und sichtbar machen.
Wie unterstützt KI die Verhandlungsstrategie im Einkauf? KI kann die Preisverhandlung an zwei Stellen unterstützen. Zunächst analysiert sie täglich tausende Materialien und erkennt, wo sich relevante Marktfaktoren verändert haben und welche Lieferanten davon betroffen sind. Im nächsten Schritt kann generative KI die Ergebnisse einordnen und daraus konkrete Empfehlungen und Argumente für das Gespräch mit dem Lieferanten ableiten. Die Verhandlung selbst bleibt beim Einkäufer.
In Ivoflow fasst die generative KI für jeden relevanten Fall die wichtigsten Kennzahlen zusammen und schlägt mögliche nächste Schritte vor, etwa eine Anpassung der Einkaufspreise. Auf Wunsch kann sie auch einen Entwurf für die Nachricht an den Lieferanten erstellen oder zeigen, wie sich ein Währungseffekt sachlich und nachvollziehbar begründen lässt.
Automatisierte Verhandlungen über das System sind bewusst nicht vorgesehen. Der Einkäufer soll mit belastbaren Zahlen und konkreten Argumenten in das Gespräch gehen und selbst entscheiden, ob und wann eine Verhandlung sinnvoll ist. Weitere Einsatzmöglichkeiten von KI im Einkauf zeigen wir in unserem Artikel zu KI-Anwendungsfällen im Einkauf .
Die AI Recommendation in Ivoflow fasst die Ergebnisse der Analyse zu einem Material zusammen und leitet daraus konkrete Handlungsempfehlungen ab. Sie nennt die wichtigsten Kennzahlen, schlägt ein Vorgehen vor, etwa die Beschaffungspreise neu aufzusetzen, und formuliert auf Wunsch Argumente für das Gespräch mit dem Lieferanten. Die Entscheidung, ob und wann verhandelt wird, trifft der Einkäufer.
Fazit: Drei Punkte für die nächste Preisverhandlung Serienteile werden oft über Jahre zum gleichen Preis eingekauft, während sich die Kosten auf Lieferantenseite laufend verändern. Wer beides regelmäßig miteinander abgleicht, erkennt Preisabweichungen früher und schafft eine belastbare Grundlage für die nächste Verhandlung.
Drei Punkte sind dabei besonders wichtig:
Langfristige Verträge regelmäßig überprüfen: Auch bei mehrjährigen Verträgen lohnt sich der laufende Abgleich von Einkaufspreis und tatsächlicher Kostenentwicklung.Marktdaten als Verhandlungsgrundlage nutzen: Rohstoffindizes, Wechselkurse, Frachtkosten und Zölle zeigen, wie sich die Kosten verändert haben, und liefern konkrete Zahlen für das Gespräch mit dem Lieferanten.KI für die Vorbereitung einsetzen: KI kann große Datenmengen laufend analysieren, relevante Abweichungen erkennen und passende Argumente oder nächste Schritte vorschlagen. Die Entscheidung, wann und wie verhandelt wird, bleibt beim Einkäufer.Sie möchten mehr darüber erfahren? Schauen Sie sich die Aufzeichnung des Thementags „KI im Einkauf“ bei Technik+Einkauf mit Live-Demo an. Der Ivoflow-Vortrag beginnt bei Minute 2:39:50.
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