Die Digitalisierung im Einkauf stagniert seit der Corona-Pandemie, obwohl sie nachweislich Kosten senkt und die Effizienz steigert. Die Digital Procurement Survey 2024 von PwC zeigt: Der Digitalisierungsgrad hat sich seit 2020 kaum verändert, obwohl Unternehmen bis 2027 eine Digitalisierungsrate von 70 % anstreben. Der Hauptgrund: ungeklärte Fragen zu ROI, Change Management, Tool-Auswahl, redundanten Systemen und Anbieterbindung. Dieser Beitrag zeigt die fünf häufigsten Vorbehalte, die Einkaufsteams äußern – und wie sich jeder einzelne lösen lässt.
Auch die vorgelagerte Entscheidung für oder gegen neue Software fällt vielen Unternehmen schwer, und gerade im Einkauf verdient die Software-Frage mehr Offenheit. Mit seinen zahlreichen Hebeln kann der Einkauf einen entscheidenden Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten. Hier sind die Vorbehalte, die im Austausch mit potenziellen Kunden am häufigsten auftauchen – und unsere Antworten darauf.
1. Rechnet sich Einkaufssoftware? Nicht sofort – aber nach etwa zwei Jahren sollte sie sich amortisiert haben. ROI ist der größte Vorbehalt, weil sich Softwarekosten und Servicegebühren leicht beziffern lassen, während der Nutzen oft nur als weicher Wert wie eine „Steigerung der Effektivität um 60 %" beschrieben wird. Eine belastbare ROI-Rechnung vergleicht die Kosten der neuen Software mit den Redundanzen, die sie beseitigt – nicht nur mit dem Preisschild.
Die Hauptaufgabe des Einkaufs ist es, Kosten einzusparen – eine Software-Investition weckt daher zunächst Zweifel. Im ersten Jahr mag die ROI-Rechnung noch überschaubar ausfallen, doch spätestens im zweiten Jahr wird die Software durch steigende Service-Gebühren zur echten finanziellen Belastung, wenn die Einsparungslogik von Anfang an nicht solide war.
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Eine gründliche Bewertung der Amortisation erfordert außerdem einen Blick auf die bestehende IT-Infrastruktur und Systemlandschaft: Welche Systeme weisen Redundanzen auf, und welche Tools lassen sich eliminieren, weil ihre Funktionen in der neuen Software zusammengeführt werden? Eine Spend-Analytics -Auswertung der bestehenden System- und Spend-Landschaft macht diese Rechnung konkret, bevor der Vertrag unterschrieben wird.
2. Wie lässt sich die Akzeptanz neuer Software erhöhen? Geringe Nutzung ist der zweitgrößte Vorbehalt und lässt sich meist auf zwei Lücken zurückführen: Change Management und Onboarding. Unternehmen, die eine feste Verantwortung für Change Management einrichten – die alle Stakeholder-Gruppen, Mindsets und Skill-Level einbezieht – und ein Train-the-Trainer-Modell beim Launch nutzen, erreichen nach dem Go-Live eine spürbar höhere Softwarenutzung.
„Was der Bauer nicht kennt, das frisst er nicht" – ist etwas unvertraut, reagieren Menschen eher zögerlich, wenig aufgeschlossen und bevorzugen das Altbekannte. Das zeigt sich häufig auch in Gesprächen über Digitalisierungsprojekte im Einkauf. Unternehmen, die bereits eine zu geringe Softwarenutzung befürchten, sind in gewisser Weise schon einen Schritt weiter, denn sie haben das Problem erkannt. Eine geringe Nutzung hat meist zwei Ursachen:
Mangelhaftes Change Management: Je nach Unternehmensgröße empfiehlt sich ein dediziertes Team oder eine Person, die das Change Management für das Projekt übernimmt und die Einbindung aller Stakeholder sicherstellt – unterschiedliche Mindsets, Altersgruppen und Skill-Level eingeschlossen.Schlechtes Onboarding & Launch-Management: Ausreichende interne Ressourcen für den Go-Live und ein sauberes Onboarding der User sind entscheidend. Ein Train-the-Trainer-Konzept empfiehlt sich hier.Tipp: Bei der Auswahl eines Dienstleisters lohnt ein Blick darauf, wie ausgereift dessen Implementierung und Launch-Management ist – und ob ein echtes Schulungskonzept für die User enthalten ist.
3. Sollten Unternehmen nur auf bewährte, etablierte Tools setzen? Nein – der bekannteste Name ist nicht automatisch die beste Wahl. Unternehmen entscheiden sich oft für etablierte, teurere Tools, ohne zu prüfen, ob diese den eigenen Use Case wirklich lösen, und die Entscheidung liegt häufig allein bei der IT. Die Lösung: Der Einkauf gehört von Anfang an in jede Tool-Bewertung, nicht nur die IT.
Erfahrungsgemäß setzen Unternehmen bei der digitalen Transformation gerne auf bewährte und etablierte Lösungen am Markt. Problematisch daran: Es fehlt oft eine echte Prüfung, ob diese – meist teureren – Produkte tatsächlich die beste Lösung für den jeweiligen Use Case sind. Dominiert wird diese Entscheidung zudem häufig von den IT-Abteilungen, was das bekannte Silo-Denken begünstigt. Einen genaueren Blick darauf, was vor der Shortlist-Erstellung zu prüfen ist, gibt dieser Beitrag zur Einführung von Einkaufssoftware .
4. Wie lassen sich fragmentierte, redundante Systeme vermeiden? Die Angst vor unverbundenen „Insel-Lösungen" ist real – und wirkt in beide Richtungen: Wird Software aus Budgetgründen nur in Teilen der Organisation ausgerollt, entsteht genau die Fragmentierung, die eigentlich vermieden werden soll. Die Lösung ist ein ganzheitlicher Rollout, der von Anfang an die gesamte Systemlandschaft im Blick hat – nicht nur einzelne Tools.
Eine saubere Datenintegration über bestehende Systeme hinweg macht aus isolierten Tools eine zusammenhängende Landschaft, statt ein Silo-Problem gegen das nächste einzutauschen.
5. Welche weiteren Vorbehalte bremsen die Digitalisierung im Einkauf? Neben ROI und Akzeptanz tauchen drei weitere Vorbehalte immer wieder auf: die Angst vor Anbieterbindung, Geschäftsprozesse, die sich dem Tool anpassen statt umgekehrt, und Skepsis aus einer früheren gescheiterten Einführung – oft verursacht durch eine mangelhafte ERP-Anbindung.
Unternehmen befürchten eine zu große Abhängigkeit von einem einzelnen Tool. Statt ein Tool zu finden, das zu den eigenen Anforderungen passt, richten manche Unternehmen ihre Geschäftsprozesse am Tool aus – ein Risiko, das sich vermeiden lässt. Frühere, misslungene Software-Einführungen, etwa wegen Problemen bei der ERP-Anbindung, hinterlassen zudem Frustration bei den Usern und erschweren die interne Argumentation für das nächste Projekt.
Was ist das Fazit für Digitalisierungsprojekte im Einkauf? Bei allen fünf Vorbehalten zeigt sich derselbe gemeinsame Nenner: Einkaufsteams brauchen eine belastbare ROI-Rechnung, echte Einbindung aller Stakeholder und Software, die sich in die bestehende Systemlandschaft einfügt, statt gegen sie zu arbeiten. Bei ivoflow setzen wir genau hier an: Wir binden Kunden von Anfang an ein, und unser Deployment-Team steht in engem Austausch mit der IT/Digitalisierung, um die Systemintegration sauber zu planen. Die Ergebnisse sprechen für sich – zum Beispiel bei Automobilzulieferer GRAMMER, der mit ivoflow Kosten einspart . Wer sich direkt mit einem bestehenden Kunden austauschen möchte, meldet sich einfach bei uns – wir stellen den Kontakt gerne her.
