In der produzierenden Industrie ist der Einkauf womöglich die Abteilung mit dem größten Hebel, wenn es darum geht, Kosten zu sparen. Immerhin machen die Materialkosten oft mehr als 50 % der Gesamtkosten aus. Im Umkehrschluss bedeutet das: Geopolitische Unsicherheiten, resultierend in steigenden Energie-, Rohmaterial- und Lohnkosten spürt der Einkauf als Erster. Der Handlungsspielraum wird kleiner, herkömmliche Initiativen zur Kosteneinsparung sind nur eingeschränkt umsetzbar – Zeiten wie diese erfordern innovative Maßnahmen und nicht selten eine neue Strategie. Hinzu kommt, dass der Innovationsgrad von Einkaufsorganisationen unmittelbar mit zwei Aspekten zusammenhängt: dem Reifegrad der Organisation sowie dem gezielten Einsatz digitaler Tools. Das Familienunternehmen Hengst Filtration, Hersteller von innovativen Filtrationslösungen, hat diese Wechselwirkung erkannt und rechtzeitig gehandelt: Mit dem Ziel, sich langfristig wettbewerbsfähig aufzustellen und die Weichen für eine zukunftsfähige Einkaufsorganisation zu stellen, hat sich das Unternehmen im letzten Jahr für die Einführung der Spend-Analytics-Plattform, ivoflow, entschieden.
Der Druck auf den Einkauf als Performance-Treiber steigt Mit mehr als 3.800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern an 34 Standorten weltweit entwickelt Hengst innovative Lösungen in Filtration und Fluidmanagement. Die Produkte finden Anwendung in Bereichen wie Anlagen- und Maschinenbau, Industriefiltration, Hydraulik, Life Science und Health Care. Im Vergleich zu anderen Unternehmen seiner Branche und Größe kann Hengst eine sehr ausgereifte Einkaufsorganisation vorweisen: Auch ohne eine Spend-Analytics-Lösung im Einsatz hat das Team bisher Einsparstrategien erfolgreich umgesetzt. Die wirtschaftliche Lage hat den Druck auf den Einkauf jedoch erheblich erhöht, sodass sich Hengst für die Zukunft besser aufstellen wollte.
Transparenz über das globale Einkaufsvolumen Die Konsolidierung aller ERP-Systeme in der ivoflow-Plattform schafft erstmalig strukturiert Transparenz über das globale Einkaufsvolumen in Höhe von 420 Millionen Euro, 1.600 Lieferanten und 27.000 Teilenummern.
„Preisausreißer durch falsche Bestelleinheiten im Quellsystem oder zu hohe Volumina in Folge von inkorrekten Wareneingangsbuchungen können wir nun mit nur wenigen Klicks erkennen“, sagt Thomas Rauen, Risk Manager Procurement bei Hengst. Das Marktgeschehen für den eigenen Einkauf nutzen Durch die Anreicherung der ERP-Daten um externe Marktdaten im Tool kann das Einkaufsteam von Hengst die Auswirkungen des Marktes auf die eigenen Warengruppen unmittelbar erkennen – darunter Risiken, aber auch Potenziale. So identifiziert das Tool beispielsweise, wenn aufgrund von Wechselkursänderungen eine retrospektive Einsparung möglich ist. Dies ist immer dann der Fall, wenn ein Lieferant durch den Wechselkurs, der sich seit Vertragsabschluss zu seinen Gunsten verändert hat, sogenannte Windfall-Profits macht. Das eröffnet dem Einkäufer neue Möglichkeiten für Lieferantenverhandlungen . Auch die Funktionen Benchmarking, Multiple Sourcing oder der Market Monitor schaffen Mehrwert. Die von ivoflow identifizierten Risiken und Potenziale können vom Einkäufer aufgegriffen und in den „Initiative Manager“ übertragen werden. Hier können Bearbeitungshinweise ergänzt und die Maßnahme bis zur vollständigen Umsetzung getrackt werden.
Herausforderungen: Datenqualität & Akzeptanz Natürlich steht und fällt ein Digitalisierungsprojekt wie dieses mit der Qualität der Daten – oder kommt aus Angst vor einer zu mangelhaften Datenbasis nicht zustande.
„Trotz unserer soliden Datengrundlage haben wir im Projekt mit ivoflow einige Schwachstellen aufdecken können. Mitunter waren einzelne Teilenummern nicht der richtigen Warengruppe zugeordnet“, erklärt Rauen. „Das Projekt mit ivoflow hat die nötige Motivation und auch das Bewusstsein über die Dringlichkeit zutage gefördert, die Daten einmal sauber zu ziehen.“ Eine weitere Hürde in Projekten wie diesem stellt die Akzeptanz dar. Nicolas Neubauer, Co-Founder & Managing Director ivoflow: „Die Anwender unserer Plattform begegnen uns zu Beginn oft mit Skepsis. Grund dafür ist, dass unser Tool erstmal – abhängig von der Datenlage – Dinge sichtbar macht, die vorher im Verborgenen lagen. Aber natürlich sind das nur Denkanstöße, die der Einkäufer als Experte qualifizieren soll. Es geht nicht um finger pointing, sondern um das Aufzeigen zusätzlicher Potenziale.“
Ergebnisse & Ausblick Mit dem Einsatz der Spend-Analytics-Lösung hat Hengst eine Single Source of Truth geschaffen – eine zentrale Wahrheitsquelle, die auch für andere Abteilungen wertvolle Einblicke bietet. „ivoflow liefert uns Nachvollziehbarkeit über die Warenströme aller Lieferanten an unsere Werke weltweit und innerhalb der Hengst-Gruppe untereinander. Je nach Bedarf können Reports mit den gewünschten Einkaufsinformationen zu bestimmten Warengruppen, Lieferanten oder Artikeln selektiert und als Excel-Datei ausgegeben werden – für einzelne Werke, Regionen oder bestimmte Zeiträume. Dadurch können wir Synergien schnell und einfach identifizieren“, sagt Rauen. Seit dem Go-Live im September letzten Jahres wurden 26 Einkäufer aus verschiedenen Standorten weltweit geschult, um die Software im Alltag routiniert anwenden zu können. Rauen: „Der Kunden-Support von ivoflow reagiert zeitnah auf Fragen, handelt pragmatisch und leistet anwenderfreundlich Unterstützung – so soll es sein.“ Das Tool unterstützt die Einkaufsverantwortlichen in ihrem täglichen Handeln – stets mit dem Ziel, den Einkauf so effizient wie möglich zu gestalten, um international wettbewerbsfähig zu bleiben.
Der Anwenderbericht ist in der Mai-Ausgabe von Beschaffung Aktuell erschienen. > Zum Artikel
Über Hengst Filtration
Als Familienunternehmen mit mehr als 3.800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern an 34 Standorten steht Hengst weltweit für innovative Lösungen in Filtration und Fluidmanagement. Hengst liefert technologisch führende Filtrationssysteme in die Bereiche Anlagen- und Maschinenbau, Industriefiltration, Hydraulik, Life Science und Health Care. Die dafür maßgeschneiderten Lösungen kommen in medizinischen Reinräumen, Klimaanlagen, Reinigungsgeräten, Industrieanlagen, Elektrowerkzeugen und Robotern zum Einsatz. Ebenso ist Hengst Serienlieferant der internationalen Fahrzeug- und Motorenindustrie und Entwicklungspartner für zukunftsfähige Antriebs- und Mobilitätskonzepte.
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